オフィスに十分なスペースを確保できず、社長室を設置すべきか、お悩みの方はいらっしゃいませんか。
社長専用の個室があると取引先へのイメージアップにつながりますが、高級なデスクや応接セットを揃えるための経費が必要です。
本記事では、オフィスに社長室の設置が必要な理由やメリット、導入する際のレイアウトをご紹介します。
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オフィスに社長室が必要な理由
社長室の役割は、来客を応接する他、企業の経営方針や重要な施策の審議および決定をするスペースです。
電話やテレビ会議システムを活用した交渉に使用するケースも多く、従業員には聞かれては困る内容を論議するときにも使います。
重大事案に対する意思決定や企業間の交渉には個室が必要であり、間仕切りだけでは集中できません。
また、オフィスに社長室を設置しないと、従業員は常に同じスペースで仕事をするため、社長の視線が気になり、実力を発揮できない可能性があります。
社長と従業員が気軽に話せる関係は、コミュニケーションの活性化に役立ちますが、親しくなりすぎて緊張感が薄れる危険性も看過できません。
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オフィスに社長室を設置するメリットとデメリット
専用の個室があると室内の会話が漏れづらく、情報漏洩のリスクを軽減できます。
従業員にくわえ、会社を訪問してきた社外のメンバーにも、話し声を聞かれる心配がなくなるのはメリットです。
とおりがかりに書類を盗み見る行為も防げ、機密情報が流出するのを防ぐ効果もあります。
一方、許可を得たメンバーだけが出入りするシステムは、社長と従業員のコミュニケーションを阻害する点がデメリットです。
予約を申請しなければ社長と面談できない仕組みは、社内の情報共有を阻害する恐れもあります。
問題が発生したときに対応が遅くなる他、会社の経営計画に従業員の意見が反映されにくくなる点に注意しましょう。
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オフィスに設置する社長室のレイアウトのポイント
社長室はセキュリティ対策の観点から、オフィスの出入口から遠い所に配置し、不審者の出入りを防ぎます。
また、情報漏洩のリスクを低減するには、オートロック式ドアの導入や室内の防犯カメラも欠かせません。
室内のレイアウトは作業効率を重視し、書類棚は作業机の近くに置き、電話は作業中でも使いやすい場所に配置します。
また、両開き扉の書類棚を利用する際には、スムーズに作業ができるよう室内の通路幅への考慮が必要です。
応接スペースでは、家具は重厚感のあるセットを採用し、落ち着いた雰囲気を演出します。
企業におけるブランディングの一環になるため、自社製品を飾り、アピールすることもおすすめです。
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まとめ
社長室は、重要な会議の開催や社外の方を応接する目的があり、情報漏洩を防ぐためにも個室が必要です。
オフィス内に社長の専用個室を設置すると、従業員とのコミュニケーションが確保できないリスクもあります。
室内は作業効率を重視したレイアウトを採用し、応接スペースには重厚感のある家具を配置することがポイントです。
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