企業のさらなる飛躍を目指すオフィス移転は、組織の活性化や、ブランディング向上に直結する重要な経営課題です。
一方で、近年の建設費高騰や複雑な契約条件により、当初の想定よりも移転コストが膨らむリスクが懸念されます。
本記事では、オフィス移転にかかる費用の相場や内訳、費用の削減方法も解説します。
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オフィス移転にかかる費用の相場
適正な移転予算を策定するためには、従業員数だけでなく、昨今の建設市場の動向を踏まえた、相場観を持つことが重要です。
一般的に、オフィス移転に必要なコストは、物件の契約金にくわえ、内装工事費や引越し費用などの総額で算出する必要があります。
従業員1人あたりに必要な面積は、3坪から4坪が目安とされますが、ハイブリッドワークの導入状況により最適解は異なるでしょう。
近年は、資材価格や人件費の上昇に伴い、内装構築にかかる坪単価が増加傾向にあるため、予算不足に陥るケースが散見されます。
そのため、予算計画の段階では、これらの変動要因を見越して、従来の水準よりも余裕を持った資金枠を確保することが推奨されます。
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発生する費用の内訳
資金の流出を管理するには、現オフィスの退去から、新オフィスの稼働までに発生する費用の内訳を、時系列で理解することが重要です。
費用の構成は、旧オフィスの原状回復費、新物件の契約初期費用、そして新オフィスの内装・設備工事費の3つに大別されます。
退去時の原状回復工事は、国土交通省のガイドラインなどを参考に、見積もり内容が適正範囲内であるか確認をおこないましょう。
新物件の契約時には、賃料の半年から1年分に相当する敷金や礼金が必要となり、これが初期費用の大半を占めることになります。
また、内装工事においては、ビル側が指定する業者でおこなう「B工事」と、テナントが自由に発注できる「C工事」の区分けが重要です。
B工事は競争原理が働きにくく、費用が高額になりやすいため、事前に区分を確認し、工事費用の総額を正確にシミュレーションしましょう。
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オフィス移転のコストを削減するポイント
移転コストを効果的に削減するためには、物件選定の初期段階から、設備や契約条件に関する具体的な交渉戦略を立てることが求められます。
インパクトが大きい手法として、前のテナントの内装や設備をそのまま利用する「居抜き物件」を選択する企業が増えています。
居抜き入居を活用すれば、高額な内装工事費や原状回復費を圧縮でき、廃棄物の削減による環境貢献にもつながるでしょう。
また、入居当初の賃料が免除されるフリーレント期間を確保できれば、移転期間中に発生する旧オフィスとの二重家賃負担を軽減可能です。
さらに、働き方改革や省エネルギー化に関連する公的な助成金・補助金制度を活用することで、持ち出し費用を補填できる場合があります。
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まとめ
オフィス移転の予算計画では、従業員数に基づく面積算出にくわえ、高騰する建設市況を考慮した相場の把握が不可欠です。
移転費用は、原状回復費、契約関連費、工事区分によって単価が異なる内装工事費という、3つの内訳で構成されています。
居抜き物件の活用やフリーレントの交渉、さらには助成金制度の利用など、多角的な視点でコスト削減を実行しましょう。
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